「ブリーフィングシート」って?

Yuumi Karube

学生時代、企業のトップや社員が記者会見やインタビューを受けている姿を見て、

「スラスラと答えられてすごいな」

と思ったことがあります。


もちろん、そういった機会に慣れている人もいるでしょう。

しかし多くの場合、スラスラと答えられるのは、広報担当者が作成した “ある資料” を参考に事前準備を徹底しているから。

その “ある資料” とは「ブリーフィングシート」のこと。

記者発表会などで発表したりインタビューを受けたりする人物に対して、キーとなるメッセージや訴求ポイントをインプットするために事前に準備する参考資料です。

担当者まかせにしない!

記者会見やインタビューがあるときは、担当者がどんなに口達者だとしても、絶対にその人まかせにしてはいけません
(むしろ、口達者であればあるほど「炎上」を招くなんていうことも……)。


広報担当者が必ず事前に内容を把握して、企業として伝えたいメッセージを正しく伝えてもらう努力をしましょう。

ブリーフィングシートを作成するコツは、

「記者会見(インタビュー)なんて初めてだよ!」という人が見るカンペだと思って資料をつくること。

冒頭に最重要部分をまとめたり、伝えたいメッセージは太字で目立たせたりするなど、緊張の中でも手元の資料を見れば解決するくらい簡潔にしましょう。

記者会見やインタビューの経験が少ない人に対しては、ブリーフィングシートをもとに事前に練習をしておくことも広報活動を成功させるカギ。

行き当たりばったりでもなんとかなると思わず、広報担当のあなたが寄り添いましょう。

ブリーフィングシートには何を書くの?

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実施概要

ブリーフィングシートの冒頭には、日時・場所・プログラム等の実施概要を記載します。

想定出席メディアとプロフィール

記者会見であれば、出席が確定しているメディアの数や名称を記載します。
インタビューの場合は、インタビュワーの過去の制作記事を調べ、論調などの傾向をまとめておきます。

キーメッセージと訴求ポイント

最も伝えたいこと(キーメッセージ)と訴求ポイントを、箇条書きで列挙します。ここは、発表者やインタビューを受ける人にしっかりと理解してもらった上で、自分の言葉で話してもらうことが大事です。

ブリーフィングシートは、あくまでも発表内容を簡潔にまとめたシート。読み上げるだけでは、伝えたいことは伝わりません。発表者の中で腹落ちするまで、練習を重ねてほしい部分です。

想定問答集(FAQ)

あらゆる角度から、想定される質問とそれに対する回答(FAQ)を用意しておきます。

当然、本番では答えにくい質問が飛んでくることも。

戸惑ったり煮え切らない答えで終わってしまうと、メディアもどのように伝えるべきか迷ってしまいます。

どんな質問をされても対応できるよう、こちらも事前に読み込んでもらうようにしましょう。

メディアから受ける取材は、インタビュー形式のことも多くあります。

すべての取材でここまでしっかりと作成する必要はありませんが、事前準備が必須ということは変わりません。

「企業として伝えたいメッセージを正しく伝えるにはどうすればいいか」ということをよく考えながら、必要に応じてブリーフィングシートを用意してみてくださいね。